23 ülkede faaliyet gösteren Türkiye’nin öncü kurumlarından Arkas Holding’in ana iş kollarından lojistik sektöründe “komple lojistik” hizmetleriyle öne çıkan Arkas Lojistik, pandemi döneminde temassız operasyon ve dijitalleşmeye odaklanması sayesinde kesintisiz hizmet sunmaya devam ediyor, tedarik zincirinin devamlılığını koruyor.
1989 yılında kurulan ve lojistik sektöründeki güçlü varlığını sürdüren Arkas Lojistik, bugün 1500’e yakın çalışanıyla deniz, hava, kara, demir yolu kombine taşımaları, açık yük ve proje taşımaları, forwarding ve depo hizmetleri sunuyor. Türkiye’nin dışında Rusya, Ukrayna, Gürcistan, Kazakistan, Azerbaycan, Çin ve Yunanistan’da da faaliyet gösteren şirket, hızlı, güvenilir ve kaliteli lojistik hizmeti sağlayan global bir lojistik şirketi olma vizyonuyla dijitalleşme yatırımlarını sürdürüyor.
Arkas Lojistik, tedarikçilerinden ve müşterilerinden kuruma iletilen faturaların sistem giriş süreçlerini hızlandırmak, ilgili süreci tek merkezde toplayıp takibini yapmak ve insan hatasını en aza indirmek amacıyla Arkas Holding çatısı altında faaliyet gösteren ve grup içi şirketlere bilgi teknolojileri konularında çözümler sunan, sektöründe öncü teknoloji firması Bimar Bilgi İşlem ile ortak bir proje gerçekleştirdi. Söz konusu ihtiyaçlar konusunda en yenilikçi fikirleri ve gelişmiş çözümleri sunan seçenekler birlikte araştırıldı ve Microsoft çözümünün kullanılmasına karar verildi.
Azure Form Recognizer kullanılmaya başlandı. Microsoft’un Cognitive Service’leri dâhilinde görsel sınıflandırma ve otomatik form doldurma yöntemlerini kullanarak, dijital dönüşüm yolculuğunda güvenli adımlarla ilerleyen Arkas Lojistik, bu atılımla finansal iş süreçlerini dijitalleştirip hız kazandı.
Arkas Lojistik Bilgi Sistemleri ve Dijital Dönüşüm Koordinatörü Volkan Karaboğa, geçiş sürecini şöyle anlatıyor: “Yoğun operasyon akışımız içinde ayda binlerce fatura kaydı yapıyoruz ve bunların bir kısmı elektronik fatura değil. Bu nedenle işlemler manuel olarak gerçekleşiyor. Evrakların kaybolması, geç gelmesi ya da bunları kaydederken yapılan hatalar hem vakit hem de para kaybına yol açabiliyor. Fiziksel faturaların muhasebe kayıtlarında en çok unvan hatası, tutar, para birimi, matrah, KDV gibi hatalarla karşılaşılıyor. Bunların üstesinden gelmek ve fiziksel faturaların da muhasebe sürecini FOT-YNL-SAP üzerinden yönetip süreçlerimizi hızlandırmak istedik. Bir yandan da tek bir merkezden kontrol edilmesini ve onayların izlenebilir olmasını hedefledik.”
Hem Zamandan Hem İş Yükünden Tasarruf
Tüm sunucularını ve veri merkezini 2019 yılında tamamen Microsoft Azure’a taşıyarak Türkiye’nin kurumsal çapta en kapsamlı bulut dönüşüm projesine imza atan Arkas Lojistik, halihazırdaki Azure entegrasyonu sayesinde ek lisans maliyeti gerekmeden kısa sürede Azure Form Recognizer uygulamasını muhasebe operasyonlarına entegre etti. Sistem öncelikle adet bazında fazla fatura gelen firmalarla canlı olarak kullanılmaya başlandı.
Verilerin daha hızlı ve doğru olarak sisteme girilmesini sağladıklarını belirten Karaboğa, “Arkas ve Microsoft ekibi tek bir takım gibi büyük bir uyumla çalıştı. Bunun yanında özellikle ön hizmet bedelinin olmayışı, maliyet avantajı ve Microsoft güvencesinde bir hizmet olması, Azure Form Recognizer çözümünü bizim için tercih edilir hale getirdi. Sistem kolay ve hızla kurulduktan sonra manuel olarak metin girişi ve buna bağlı hatalar tamamen ortadan kalktı. Hem zamandan hem de iş yükünden tasarruf ettik. Kullandığımız diğer platformlarla da uyumlu çalışmasını sağladık. Muhasebe alanında büyük çabalar sarf ettiğimiz ve uzun vakitler harcadığımız bir alanı dijitalleştirdik. Bu sayede diğer finansal işlerimize daha etkin odaklanıyoruz” diyor.
Departmanın Tamamı ve Diğer Holding Şirketleri de Faydalanacak
Arkas Lojistik, fiziksel tüm fatura işlemlerini sistemle entegre etmenin yanında, sonraki süreçte de fatura dışındaki muhasebe işlemlerinde Azure Form Recognizer’dan faydalanmayı hedefliyor. Bu işlemlerin arasında avans masraf yönetimi, sigorta ve poliçe yönetimi ve buna benzer diğer belgelerin sistem üzerinden yönetilmesi bulunuyor.
Arkas Lojistik’ten sonra, başta Arkas Denizcilik tarafı olmak üzere, holdingin diğer şirketlerine de benzer sistemlerin getirilmesi üzerinde çalışılıyor.
“İş akışımıza önemli katkılar sunan Azure Form Recognizer, güncel ihtiyaçlarımıza yönelik son derece verimli ve güvenilir bir çözüm.”
“Microsoft gibi global ve öncü bir marka ile çalışmanın önemini bir kez daha deneyimledik.”
Volkan Karaboğa
Arkas Lojistik Bilgi Sistemleri ve Dijital Dönüşüm Koordinatörü